Dela gärna denna information med dina kollegor och framför allt med er ekonomifunktion.

Den 14 november 2022 byter ClearOn affärssystem. Arbetet med att skapa en effektiv och modern Clearingverksamhet fortsätter med fokus på ökad kundnytta genom effektiva affärsflöden, ökad tillgänglighet samt möjlighet till kundanpassade integrationer.

Vårt mål är att förenkla för er som kund och tillgodose morgondagens behov med de krav som ställs. För att spara er tid genom kostnadseffektiva hanteringar beträffande affärsflöden och ekonomiska processer för ClearOns tjänster.

Affärssystemet erbjuder ökad flexibilitet samt möjliggör

• Förenklad momshantering
• Förbättrad kostnadsuppföljning per kampanjnivå – inklusive digitala underlag
• Möjlighet till samlingsfaktura
• Enklare faktureringsrutiner

Vad händer nu?                      

Vi kommer genomföra en transformation från det gamla till det nya affärssystemet i flera steg. Vid omläggningsdagen kommer innestående saldo fördelas jämnt mellan de aktiva kampanjer som finns i de fall ni har ett saldo för alla era kampanjer. Har ni sedan tidigare ett saldo per kampanj kommer saldot bara flyttas till den nya miljön. 

Saldopåfyllnadsbegäran/begäran om kampanjmedel som fakturerats ut innan det nya affärssystemet träder i kraft, som är kopplat till ett totalt saldo för alla aktiva kampanjer, kommer fördelas mellan era kampanjer vid inbetalningen om det sker efter det nya affärssystemet är i bruk. Så vi ber er att i största möjliga mån betala in era påfyllnader innan dess.

Nya ekonomiska rutiner

• Fr.o.m november 2022 kommer varje kampanj ha ett eget á-conto.
• Det nominella värdet på värdebäraren avräknas dagligen mot á-contot.
• Precis som tidigare fylls á-contot på med en saldopåfyllnad ”begäran om kampanjmedel”.
• Clearingavgiften (hanteringskostnaden) kommer faktureras i efterskott för att underlätta momsredovisningen. Här finns det möjlighet att ha en samlingsfaktura för samtliga aktiva kampanjer för att underlätta betalningsflödet.
• Bokföringsunderlag hämtas digitalt i portalen ClearOnline.
• Här finns Ekonomiska rutiner vid kampanjer med ClearOns värdebärare som förklarar hur fakturering och de ekonomiska rutinerna fungerar.

Digitala bokföringsunderlag

Behöriga användare i ClearOnline hämtar bokföringsunderlagen i portalen. Finns det behov att lägga till flera användare, för t.ex. ekonomifunktionen, kontakta clearonline@clearon.se så hjälper vi er. Instruktion om hur underlagen hämtas kommer skickas ut samt finnas tillgänglig i portalen.

Inköpsordernummer

I ClearOnline finns möjlighet att lägga in inköpsordernummer för både den fasta grundavgiften och den rörliga clearingavgiften per kampanj för att underlätta era interna faktureringsrutiner.

Underlag som utgår
Kampanjavräkning och bokföringsunderlag ”Faktura” som tidigare skickats per post vecko- eller månadsvis utgår och kommer inte längre skickas. Dessa ersätts med digitala bokföringsunderlag i portalen ClearOnline som nämns ovan.

Exempel på kampanjavräkning som utgår

Exempel på bokföringsunderlag ”Faktura” som utgår

Tänk på!

Läs igenom den information som vi löpande skickar till er och delge gärna informationen internt till berörda kollegor inom ekonomifunktionen samt externt vid outsourcing/shared servicecenters

Vi hoppas att förändringen ska ske så smidigt som möjligt för er och med minimal påverkan på ert arbete eller verksamhet. Har ni frågor är ni välkommen att kontakta oss på ekonomi@clearon.se.

Med vänliga hälsningar

ClearOn AB