Våga vara frågvis – och skriv alltid ner svaren

Att känna sin kund är grunden i en trygg och säker Kassagirottjänst. Det gör du bäst genom att ställa rätt frågor, men glöm inte att också skriva ner svaren utförligt i systemet. För om dokumentationen är bristfällig blir det svårare för ClearOn att upptäcka tecken på penningtvätt.

En kund kommer in till ett Kassagirotombud och vill betala sin hyra med kontanter. Ombudet registrerar uppgifterna i systemet och frågar var pengarna kommer ifrån. ”Jag har fått dem i lön”, svarar kunden. Räcker det då att ombudet fyller i ”lön” i systemet? Svaret är nej.

– Ombudet ska fråga vem arbetsgivaren är och varför lönen betalas ut i kontanter. Svaren ska skrivas in i systemet så att man kan se dem i efterhand när transaktionen analyseras, säger Josefine Ottosson, Compliance Manager på ClearOn.

Samma sak gäller om en kund kommer in och vill skicka kontanter till ett annat land. Då måste ombudet fråga var pengarna kommer ifrån, varför det är kontanter, hur kunden känner mottagaren och vad pengarna ska användas till. Alla svar ska skrivas in i systemet – detaljerat.

 

Ombuden är viktiga i kampen mot penningtvätt

ClearOn är ett betalningsinstitut som står under Finansinspektionens tillsyn och lyder under penningtvättslagen. Det innebär att man har en skyldighet att aktivt motverka penningtvätt och finansiering av terrorism. Detta görs bland annat genom att känna sina kunder väl – och det är här ombuden är så viktiga.

– Det är våra ombud som träffar kunderna dagligen. Därför är de så viktiga i arbetet med att bekämpa penningtvätt. Genom att ställa rätt frågor och skriva in svaren i systemet – varje gång en kund gör en transaktion – kan vi enklare spåra misstänkta transaktioner, säger Josefine Ottosson.

Genom att ställa rätt frågor och skriva in svaren i systemet – varje gång en kund gör en transaktion – kan vi enklare spåra misstänkta transaktioner.

Var uppmärksam och våga fråga

Ibland händer det att vissa kunder beter sig misstänkt och avvikande. Då är det ombudets ansvar att ställa ytterligare frågor, även om systemet kanske inte kräver det.

– Som ombud måste man ställa tillräckligt många frågor tills man har förstått syftet med transaktionen helt och hållet – och skriva in allt i systemet. Om kundens svar inte är tillräckliga ska ombudet neka transaktionen och rapportera det till ClearOn, säger Josefine Ottosson och tillägger:

– Skulle situationen bli hotfull ska ombudet genomföra transaktionen men rapportera det i efterhand till oss.

 

Samma rutiner även när du känner kunden väl

Att ställa frågor och anteckna svaren utförligt gäller förstås även kunder som ombuden känner väl och som har satt in eller skickat pengar många gånger via Kassagirot. Frågorna måste ställas, och skrivas in i systemet, vid varje ny transaktion.

– Våra ombud är duktiga på att ställa frågor och de vill verkligen göra rätt. Men ibland brister det just i själva dokumentationen och därför vill jag påminna om att alltid skriva ner de svar du får av kunderna, säger Josefine Ottosson.

Text: Karin Cedronius

Publiceringsdag: 2021-03-24

 

Då ska du vara extra uppmärksam!

I vissa situationer ska du som ombud vara extra uppmärksam och ställa fler frågor än de som systemet kräver. Och glöm inte att bedöma rimligheten i svaren du får!

  • Verkar transaktionen sakna motiv eller ekonomiskt syfte? Fundera över varför kunden vill genomföra transaktionen. Är det till exempel rimligt att en privatperson ofta vill betala räkningar med kontanter? Var kommer pengarna ifrån?
  • Om kunden inte vill svara på dina frågor.
  • Om kunden ger dig ologiska eller avvikande svar när du ställer frågor.
  • Om kunden ändrar sin historia om pengarnas ursprung eller transaktionens syfte.
  • Om kunden är nervös, stressad eller aggressiv.
  • Om kunden försöker komma runt beloppsgränserna genom att dela upp transaktionen mellan flera personer.
  • Om kunden kommer in ofta och gör transaktioner på små belopp, för att undvika att svara på kundkännedomsfrågorna.